Как сделать безопасным ваш бельевой бизнес. Документация (IV)

Документация, это то что легко потерять и потом практически невозможно восстановить. Но и не только это… Еще и угроза вашему бизнесу. Думаете, пугаю?Надо сказать, это не только моё личное мнение. Да и ваш опыт об этом,  наверняка, подсказывает. Наипервейшая задача — защитить доступ к месту пребывания бумажной, а сейчас и электронной конфиденциальной информации таким образом, чтобы максимально усложнить несанкционированный доступ к защищаемой документации (данным). Очевидно, что несанкционированный доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию способен нанести серьезный ущерб, вплоть до полного разорения и ликвидации бизнеса.Безграничная наша мобильность и размывание периметров бизнеса создают новые проблемы безопасности документооборота, которые невозможно теперь уже игнорировать. Появление новых мобильных устройств делает эти проблемы еще более острыми. Традиционные барьеры, отделяющие частные сети от сетей общего доступа, мобильные устройства — от настольных и сотрудников компании — от внешних пользователей, быстро исчезают. Коммуникационная среда становится все менее определенной.Очевидный факт, все документы являются всегда информационными материалами (или информацией), но далеко не все информационные материалы имеют документальный статус. И тут надо решить чего беречь, а что, по своей сути, никакой цены не имеет. Документу часто устанавливается срок хранения и это верно, ничего не вечно…

Далее, о-о-очень скучный раздел, но, пардон, чрезвычайно важный. Специалисты разнообразные виды угроз информационной безопасности делят на несколько групп.Первую группу угроз составляют мошенничество, шпионаж, саботаж, вандализм, незаконное уничтожение или искажение документов и т.п.Вторая группа рисков – это разного рода катастрофические явления, как естественные, так и обусловленные деятельностью человека. Наиболее распространённые из них – пожар, повреждение водой и отключение электроэнергии.Таким образом, безопасность – это не только защита от преступных посягательств, но и обеспечение сохранности (особенно электронных) документов и информации, а также меры по защите важнейших документов.

Теперь об угрозах электронного документооборота:- Злоумышленник может просто скопировать любой документ в течение очень короткого периода времени или даже его удалить, а владельцы документа даже и подозревать об этом не будут, пребывая в святой уверенности, что их секреты ни кому неизвестны. В первом случае можно подстраховаться тем, контролируя доступ сотрудников к закрытой документации, к базам данных. И естественно,  конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, должна быть обязательно зашифрована.- Теперь о халатности и разгильдяйстве. Удалена информация. Все пропало!.. Но есть архив. Ах, он не актуален и пару месяцев не копировался!? Как часто мы об этом вспоминаем, когда уже поздно…

***

Теперь о  важном в отношениях с поставщиками и партнерами. Пристегните ремни…Сегодня вопросы обмена информацией через электронную почту – одна из самых обсуждаемых тем, относящихся к документообороту. Электронная почта уже де-факто, необходимое и важное средство делового и личного общения.Вследствие использования бизнесом электронной почтой  встал во весь рост вопрос о юридическом статусе принимаемых сообщений. Забегая вперед, замечу, вопрос уже решён в странах Запада, США и ряде стран юго-восточной Азии . Россия, к счастью или сожалению, пока отстает. Многие национальные законы разработаны на основе Типового закона, предложенного Комиссией ООН UNICTRAL.

Суть закона заключается в том, что любые сообщения, пересланные электронным образом, приравниваются к сообщениям на бумаге. Электронные сообщения получают тот же статус, что и документы на бумаге. Данные, созданные или «захваченные» с использованием технологий пересылки сообщений, становятся документами, как и их аналоги на бумаге; они имеют ту же юридическую силу, и так же могут использоваться, как и бумажные документы.

Уловили угрозу?Поскольку российский бизнес сегодня активно участвует в мировой экономике, все эти вопросы становятся актуальными и для наших компаний. Разглашение, утрата документов оборачивается убытками на многие тысячи, а то и миллионов долларов и определённой потерей репутации.Многие из нас сотрудничают с зарубежными деловыми партнёрами из стран, национальное законодательство которых приравнивает электронные сообщения к письменным сообщениям на бумаге. Настало время и российским компаниям задуматься о практике, которая быстро становится за рубежом общепринятой. 

(Продолжение следует…)