Как провести инвентаризацию.

Тинькофф-журнал 16.10.2018 опубликовал статью (https://journal.tinkoff.ru/omg/nedostacha-v-letual/) про судебное разбирательство, по которому фирма хотела удержать с работников 3 млн. руб., но в конечном итоге проиграла дело.Это показательный момент, когда даже крупная организация в результате то ли недостатка квалификации юристов, служб контроля или безопасности, то ли просто из-за отсутствия системы внутреннего контроля и его грамотного построения, получила весьма ощутимые убытки.Отставив в сторону обсуждение морально-этической стороны данной ситуации, более конкретно разберемся с тем, как сделать так, чтобы в вашей фирме не возникла аналогичная ситуация, ведь от появления недобросовестного персонала не застрахован не один предприниматель, а именно в этой статье рассмотрю:

1) какие документы заключаются с материально ответственными работниками;

2) в каких случаях проводится инвентаризация;

3) в какой последовательности проводить инвентаризацию;

4) как и какие документы необходимо оформлять;

5) нюансы удержания в случае выявления недостачи.

Для тех, кто любит боль и страдание разбираться во всем сам, может ознакомится с порядком и правилами проведения инвентаризации самостоятельно, они отражены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_7152/).

Что бы не рассматривать все возможные вариации проведения инвентаризаций и их нюансы, опущу эти подробности (не думаю, что в бельевой сфере, есть организации, сотрудничающие с МУП или ГУП, и эта информация будет полезна собственникам магазинов) и что бы не усыплять вас сухими данными и правилами, рассмотрю данный процесс на практическом примере открытия магазина и постараюсь наиболее систематизировано и просто изложить этапы и его особенности.

Раз, два, инвентаризация!

Этап 1. Подготовительный.

Итак, предположим вы открываете свой первый магазин, наконец то закончили ремонт, расставили оборудование, с трепетом развесили товар, отобрали продавцов.

1. Заключите трудовые договора с работниками и должностные инструкции. Без комментариев.
2. Заключите с работниками договора полной материальной ответственности по утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40830/) форме.Заранее обращаю внимание, что материальною ответственность могут нести только работники:- которые достигли возраста 18 лет;- непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество;- занимают должности или выполняют работы, предусмотренные Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85.В нашем примере, будет работать не один продавец, а коллектив, а если нет возможности разграничить ответственность каждого работника за причинение вреда:

1) Создаем приказ об установлении полной коллективной материальной ответственности. Унифицированной формы данного документа – нет, но логично отразить в нем следующую информацию:- из кого формируется коллектив;- кто является руководителем коллектива;- что с коллективом заключен договор о полной коллективной материальной ответственности.После чего с приказом ознакамливаем работников (под роспись).

2) Заключаем с работниками договор о коллективной материальной ответственности. Форма так же утверждена Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40830/61cb91666b619cf9b17dee7ec917ffd524c1f805/), составляем строго по его форме, от себя придумывать нечего не нужно. К договору (что бы не потерялся) прикладываем ранее созданный приказ.После подписания приказа и договора об полной коллективной материальной ответственности, сотрудники будут отвечать за то, что получили в распоряжение, что оформляется бланком акта приема-передачи материальных ценностей, который составляется на основе данных по инвентаризации. 

Этап 2. Инвентаризация для передачи материальных ценностей.

1. До начала инвентаризации нужно составить приказ о ее проведении. Форму рекомендуется использовать согласно Постановлению Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88(http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_20359/fc125db7e0875f0a27126900e3beb89790e30dfc/) для избежания каких-либо разногласий в суде. В приказе указываем даты начала и окончания проведения инвентаризации, членов комиссии.

Стоит обратить внимание на моменты:- Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии должностных и материально-ответственных лиц. Если сделать инвентаризацию, а потом дать расписаться продавцам, то потом все результаты могут быть оспорены;- в проведении инвентаризации должны участвовать все члены комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них влечет за собой признание всех результатов недействительными;- инвентаризация должна осуществляется в день приема-передачи материальной ответственности. То есть если вы откроете магазин 2-ого августа, а инвентаризацию проведете только 16-ого, до этого момента ваши сотрудники не будут отвечать ни за какие потери, даже если они уже работали с товаром.

2. Так же до начала инвентаризации с материально ответственных лиц (далее – МОЛ) необходимо взять подтверждение: «о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход» что оформляется распиской.

В нашем примере до этого в магазине не было МОЛ, поэтому данную расписку, должно сделать лицо, ранее отвечавшее за приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

3. Далее, собственно, приступаем к пересчету, и то что, по факту посчитали, документируется в инвентаризационной описи.

Пересчет можно делать с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, а потом просто распечатать, прошить и подписать ее, однако мазохисты могут заполнить этот документ и в ручную (четко и ясно, без помарок и подчисток). Если есть неточности, они зачеркиваются, а над ошибкой пишется исправления, после чего подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.Инвентаризационную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.После пересчета, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

4. После пересчета и заполнения инвентаризационной описи, МОЛ подписывается акт приема-передачи материальных ценностей (принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества).

Строгой формы данного акта нет, главное помните, что он в обязательном порядке должен содержать необходимые к заполнению реквизиты. Не будем описывать все нужные реквизиты, лучше проще приложу образец, который можно скачать по ссылке: https://cloud.mail.ru/public/519U/AFv5F5ZgH 

Отступление. В каких случаях проводится инвентаризация. После того передача материальных ценностей коллективу в новом магазине завершена, рассмотрим в каких случаях обязательно будем проводить инвентаризацию – это отражено в общих положениях Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" под пунктами 1.5 и 1.6.Не вдаваясь в подробности, запомним наиболее интересующие нас моменты, инвентаризация проводится:

1) при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел).

2) при коллективной материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива или при выбытии из коллектива более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

3) не реже 1-ого раза в год. 

Этап 3. Инвентаризация.

Продолжим наш пример с открытием магазина и предположим, что по тем или иным причинам мы решили поменять персонал в магазине и соответственно:

1) Заключаем трудовые договора с новыми работниками, а также договор о коллективной материальной ответственности.

2) Создаем приказ о проведении инвентаризации и назначаем комиссию.3) До начала инвентаризации с МОЛ берем расписку о том, что все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

4) Проводим инвентаризацию при обязательном участии должностных и материально-ответственных лиц в момент приемки - передачи дел, ее результаты отражаем в инвентаризационной описи. С МОЛ берется расписка, подтверждающая проведение инвентаризации комиссией в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

5) В случае выявления недостачи:

На основе данных инвентаризационной описи составляем сличительную ведомость, в которой будут отражены все выявленные расхождения с учетом.

Сличительная ведомость имеет утвержденную форму согласно того же Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_7152/), а суммы излишков и недостачи в ней указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете!

С МОЛ требуем объяснительную записку.

В случае, если МОЛ объяснительную записку писать отказывается, составляем акт об отказе от дачи письменного объяснения. Образец: https://cloud.mail.ru/public/9jB5/J4VtYVtAK

Если на сотрудников будет назначено удержание, в обязательном порядке составляется акт о проведении служебного расследования по факту выявленной недостачи. В нем необходимо отразить отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника(ов) и доказать их вину или виновное бездействие (образец https://cloud.mail.ru/public/4f3Q/vjfwL1Th7).

6) Подписываем акт приема-передачи материальных ценностей с новыми МОЛ. 

Этап 4. Удержание.

1. 1. Удержание с работника возможно только после того, как собран весь выше перечисленный пакет документов. В случае его отсутствия, производить его крайне не рекомендуется, т.к. сотрудник может подать на вас в суд и как показывает судебная практика, такие споры всегда разрешаются в пользу работника.
   2. Если документальная часть в порядке, сумму недостачи можно удержать на основании приказа об удержании, но только если удержание не превышает среднемесячного заработка работника. В случае ее превышения - только на основании решения суда.
   Приказ об удержании должен быть подписан не позднее одного месяца со дня окончания мероприятий по определению размера ущерба и причин его возникновения, а также с ним должен быть ознакомлен работник (под роспись). Если работник не желает «ознакамливаться», об это так же составляем акт.
   3. Размер удержания с работника при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (исключения составляют случаи, когда работник причинил ущерб организации вследствие преступления - тогда из заработной платы можно удержать до 70%).

   Пример: Если недостача в магазине составила 50 000 руб. при среднем заработке работников в 20 000 руб., то 40 000 руб. можно удержать по приказу, а оставшиеся 10 000 руб. только в случае положительного решения суда. При этом разовые удержания с каждого работника не могут превышать 4 000 руб.

   4. Член коллектива освобождаются от материальной ответственности, если установлен конкретный виновник ущерба из числа членов коллектива. В этом случае вся сумма ущерба взыскивается именно с него (ч. 3 ст. 245 ТК РФ).
   5. Согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ, если работник признает свою винуи не против возместить ущерб добровольно, с него берется расписка с обязательством погасить сумму материального ущерба в оговоренные сторонами сроки (с указанием конкретных сроков платежей).
   В этом случае, сумма погашения ущерба может быть и более среднего месячного заработка (выплачивается сумма, которая оговорена им в расписке).

Внутренний аудитор группы компаний «Paris Club» — Гулынин Антон.